İhracat işlemi yapacak işletme işletmesini öncelikle GGBS'ye kaydettirmelidir. İhracat başvurusu öncesinde üretici/ihracatçı veya temsilcisi tarafından ihraç edilecek ürünlere ait bilgilerin ggbs.tarim.gov.tr internet adresinden GGBS' ye girişi yapılır.
“Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi" yazan kısma basılır.
Açılan sayfanın üst bölümünde “GGBS" yazan kısma basılır.
Açılan sayfada GGBS'ye giriş için Bakanlıkça tanımlanan “TC Kimlik No" ve “Şifre" bilgileri kullanılır. İhracatçı firmalar, TC Kimlik No: ihracat ve Şifre: 2012ihracat bilgilerini kullanarak GGBS'ye giriş yaparlar.
Açılan sayfanın sol üst bölümünde yer alan “ihracat" bölümüne daha sonra "ihracat ön bildirimi" yazısına basılır.
Bitkisel gıda, bitkisel yem ve gıda ile temas eden madde ve malzeme ihracatı için “Genel İhracat", AB'ye kuru meyve ihracatı için ise “AB'ye Kuru Meyve İhracatı" butonu seçilir.
“İl Müdürlüğü" kısmının yanında yer alan sorgula butonuna (Büyüteç Resmi) basılır.
Çıkan küçük ekranda kısa adı bölümüne “çorum" yazılarak alttaki kutucuğun yanındaki ok işaretine basılarak “Manisa TİM" seçilir ve aynı küçük ekranın sol üst bölümünde yer alan seçili kaydı getir butonuna basılarak il müdürlüğü seçilmiş olur.
Ön Bildirimden Sorumlu Kişinin Adı Soyadı Adresi ve e-posta adresi eksiksiz ve doğru olarak ilgili bölümlere yazılır.
İhracatçı İşletme Adı bölümünün yanındaki büyütece basılır. Açılan ekranda işletme adı bölümüne İhracatçı işletmenin unvanının bir kısmı yazılır ve aynı sayfanın sol üstünde yer alan sorgula yazılı butona basılır. Açılan sayfada ihracatçı firmanın unvanı bulunarak çift tıklanarak firma unvanının ilgili bölüme aktarılması sağlanır. (Not: Üretici firma aynı zamanda ihracatçı firma ise işletme adı bölümü yerine Kayıt no/Yem Ruhsat No bölümüne kayıt numarası veya yem ruhsat numarası yazılarak da sorgulama yapılabilir.)
Üretici Firma Bilgileri Bölümünde Türkiye orijinli ürünler için yerli firma, ithal ürünler için yabancı firma işaretlenir. Ticaret Unvanı yazılı kısmın yanındaki büyütece basılarak açılan ekranda yukarıda anlatılan basamaklar takip edilerek üretici firma seçilir ve çift tıklanarak ilgili bölüme getirilir.
Şehir, Çıkış Gümrüğü, Gideceği Ülke, Nakil Aracı, Nakil ve Depolama Sıcaklığı, Ürün/Ürünlerin Bulunduğu Adres, Alıcı Firma Adı ve Adresi bilgileri de eksiksiz ve doğru olarak girildikten sonra Sayfanın sol Üst bölümünde yer alan “Ekle" butonuna basılır. Bu işlemden sonra sayfanın altında yer alan detay bilgi bölümü aktif hale gelir.
Detay bilgiye basılır ve İhracat Ön Bildirimi-Ürün Bilgileri sayfası görüntülenir. Daha sonra detay bilgi bölümünün sol üstünde yer alan ekle butonuna basılarak ihracat ürün ön bildirim sayfasına ulaşılır.
Ürün sınıfı bölümünün yanındaki büyütece basılır ve açılan küçük ekranda yer alan ilk kutucuğa ürün sınıfı yazılır (Örneğin Çikolata kaplı bisküvi için Bisküvi yazılır) ve alttaki kutucuğun yanındaki oka tıklanarak açılan küçük pencerede ürün sınıfı seçilir. Daha sonra aynı küçük ekranın sol üstünde yer alan “Getir" butonuna basılarak ürün sınıfı ilgili bölüme aktarılmış olur. Ürün sınıfları ürün adıyla uyumlu olmalıdır.
Daha sonra ürün adı kısmına ekli listede belirtildiği gibi; ürünün Türkçe adı, Marka adı, Diğer Dilde Ürün Adı, Ürünün Orijini, Ürün Adedi (koli-varil-çuval-torba adedi), Parti Numarası, Ambalaj Tipi (Koli-Çuval-Varil-Torba), Diğer Dilde Ambalaj Tipi (Carton, Box, Bag), Üretim Tarihi, Son Tüketim Tarihi, Birim Net Ambalaj Ağırlığı (En küçük birim çuval ise- çuvalın net ağırlığı), Net Miktar, bölümleri doldurulur.
Not: Ağırlıklar yazılırken örneğin Beşbin kg üçyüz gr için 5000.30 şeklinde yazılmalı ve virgül kullanılmamalı gramaj ayrımı yapılırken nokta kullanılmalıdır.
Yukarıda bahsedilen bütün veriler girildikten sonra Sayfanın sol üstünde yer alan “Ekle" butonuna basılır ve ilk ürün eklenmiş olur. Daha sonra sayfanın sağ üstünde yer alan geri dön butonuna basılır ve ilk veri girişi yaptığımız sayfaya dönülür.
İhracat başvurusu yapacağınız ürün sayısı birden fazla ise tekrar detay bilgi bölümünde yer alan ekle butonuna basılarak İhracat Ön bildirimi-Ürün bilgileri sayfasına geçilir. Ürün ekleme ile ilgili yukarıda anlatılan işlemler aynen gerçekleştirilir. Daha sonra sayfanın üst tarafında yer alan ön bildirim numarası al butonuna basılır küçük bir uyarı ekranı açılır ve bu ekranda ön bildiriminize ait geçici şifreniz yer alır. Bu şifre not edilir. Uyarı ekranında “evet" kısmına basılır.
Daha sonra sayfanın üst tarafının en sağında yer alan raporlar; “On Bil. Formu" “Ekli Liste" “Beyanname" ayrı ayrı tıklanır ve açılan küçük pencerede “pdf" bölümüne basılarak yaptığınız ön bildirime ait raporlar ayrı ayrı görüntülenir. Raporlar yazdırılır. Sisteme girilen kaydın firma tarafından sorgulanabilmesi, ürün ekleme ve/veya güncelleme yapılabilmesi için şifre ve ön bildirim numarası kullanılır.
GGBS'ye girilen bilgilerin doğruluğundan ihracatçı sorumlu olup girdiğiniz bilgilerin doğruluğundan emin olunuz.
İhracat ön bildirim formu, Ekli Liste ve Beyanname üretici/ihracatçı veya temsilcisi tarafından kaşelenir ve imzalanır, diğer belgelerle birlikte en geç 7 gün içerisinde il/ilçe müdürlüğüne başvurulur.